Site d'entreprise : comment l'alimenter ?
Votre site est en ligne ? Bravo ! Il ne vous reste plus qu'à le faire vivre ! Si votre présence sur la toile ne se résume pas à une carte de visite virtuelle, votre meilleure chance de rester visible est de publier régulièrement du contenu référencé par les moteurs. Que vous traitiez ce travail en interne ou que vous fassiez appel à DPA Red pour cela, voici quelques pistes pour un site vivant.
Quel type de contenu pour votre site ?
En fonction de votre clientèle et de votre secteur d'activité, les leviers de communication et l'éventail des possibles peuvent varier. Par exemple, le web n'est pas consommé de la même manière par les seniors et par les jeunes, par les ruraux et par les urbains. De même, la recherche de prestataires B2B ne s'effectue pas de la même manière selon les secteurs d'activité : si vous êtes très spécialisé, il peut être difficile pour vos prospects de formuler ce qu'ils recherchent à l'aide de quelques mots clés dans Google ! La meilleure solution pour votre visibilité doit être adaptée à votre situation.
Qui dit contenu ne dit pas contenu textuel ! Ainsi, selon la cible visée, votre site pourra s'animer par le biais d'habillages de page événementiels, d'animations Flash en page d'accueil, de quizz/tests/sondages, de vidéos, voire de jeux-concours. Même s'ils ne requièrent pas forcément un budget plus conséquent qu'une série d'articles, ces éléments nécessitent une approche créative, mais aussi stratégique, afin de pouvoir tirer partie de l'interaction qu'ils pourront créer avec les internautes. Ces deux dimensions sont généralement du ressort de l'agence.
Si l'on parle d'articles à proprement parler, reste encore à statuer sur votre ligne éditoriale avant de foncer tête baissée sur votre traitement de texte. En effet, vos informations peuvent être présentées sous un angle plutôt institutionnel ou consensuel, ou au contraire en jouant sur le décalage, l'ingénuité, l'humour. Dans ce cas, il est parfois préférable de dissocier votre communication "corporate" de l'information de flux qui servira de point d'entrée aux internautes, par l'intermédiaire d'un blog. Là encore, pour trouver l'identité visuelle de ce second site, l'intervention d'un spécialiste en webdesign peut s'avérer utile.
Enfin, si vous faites appel à un prestataire, si plusieurs personnes peuvent intervenir pour proposer des sujets, ou encore que vous donnez la possibilité aux internautes de laisser des commentaires, êtes-vous sûr que tous les sujets peuvent être abordés ? Dans la négative, la rédaction d'une charte éditoriale est un gage de sécurité comme d'efficacité pour vos rédacteurs.
Quelle information publier ?
Lorsque vous avez défini le cadre éditorial de vos articles, il est temps de faire un état des lieux des informations potentielles que vous pourriez mettre en ligne.
Pour commencer, voici une liste, non exhaustive, de sources d'informations que vous pourriez exploiter :
- Actions promotionnelles (campagne publicitaire, jeu-concours, réductions)
- Rendez-vous (salon, portes ouvertes, intervention médias)
- Nouveau produit ou service, nouveau fournisseur, nouvelle méthode
- Évolution des équipements / moyens de production / conception
- Évolution des tarifs, des moyens de distribution ou d’accès
- Évolution des CGV, du SAV, des garanties
- Nouveau client, nouveau marché, nouveau partenaire
- Nouvelle distinction, certification
- Revue de presse
- Ajout de contenu sur le site, présence sur d’autres sites
- Recrutement
- Actualités professionnelles « grand public » du secteur d’activité (veille législative, économique, technologique, médiatique)
- Évolution de la zone d’intervention, des locaux, de l’équipe dirigeante
- Actualité financière, économique, juridique de l’entité
- Résultats d’actions citoyennes / extra-professionnelles (développement durable, sponsoring, concours, caritatif, art…)
- Dernière activité de cohésion interne (séminaire, sport, sorties…)
- Communication événementielle saisonnière (fêtes de fin d’année, vœux, anniversaire)
A vous de sélectionner celles que vous juger pertinentes compte-tenu de votre cadre éditorial !
Comment récupérer l'information ?
Une fois que vous avez déterminé dans quelles sources d'informations vous souhaitez puiser, reste à voir plus concrètement comment les faire remonter à la surface.
Plus l'effectif de votre entreprise augmente, plus les sources d'informations sont éparses : responsable des ventes, des ressources humaines, des frais généraux, de l’équipement, du développement, responsable financier, qualité, etc.
D'autres informations viennent aussi de l'extérieur : prestataires, médias, prospects, clients, franchisés, fournisseurs, partenaires commerciaux, législateurs...
Pour chaque source, il vous faudra alors évaluer sa valeur, en fonction de plusieurs critères : pertinence, réactivité, volume, forme, ou tout autre critère qui pourra faire sens dans votre cas. Cette évaluation vous permettra de hiérarchiser vos sources d'informations et ainsi de déterminer de quelle quantité et de quelle qualité d'information vous disposez.
Si les sources d'informations les plus accessibles et les plus qualitatives vous fournissent une quantité d'information que vous jugez satisfaisante, nul besoin de mettre en place des outils de collecte sophistiqués de Knowledge Management (gestion de la connaissance).
Mais si vous devez aller à la pêche à l'info, avant de penser à vous outiller, commencez par exploiter tous les supports de communication interne et externe avec lesquels vous pouvez être en contact :
- compte-rendus de réunions internes
- documents de synthèse d’activité
- communication externe des franchisés, des partenaires commerciaux, des fournisseurs, des prestataires
- échanges informels avec des prospects, des clients
- abonnement à des sources d’information papier ou web spécialisées
- archives
Selon votre situation, il est parfois plus intéressant de faire alors appel à un prestataire externe pour gérer cette collecte et sa consolidation en vue de sa publication. Pensez-y !
Comment publier l'information ?
Vous avez maintenant entre les mains un véritable vivier d'informations, prêtes à essaimer sur la toile... ou pas ! Comment allez-vous vous y prendre ? En publiant tout d'un coup ? En réservant une plage horaire fixe chaque semaine ?
Si votre site a été suffisamment bien conçu, vous devez disposer d'un gestionnaire de contenu qui permet de planifier la publication de vos articles. A chaque vague de nouvelles informations prêtes à être publiées, vous pouvez alors échelonner leur mise en ligne.
En dissociant les phases de collecte et de publication, vous pourrez ainsi lisser la diffusion de votre information dans le temps. Le principal avantage de ce lissage est d'adapter votre flux aux mises à jours effectuées par les moteurs de recherche concernant votre site : même si vous ne gérez vos contenus qu'une fois par trimestre, les robots de Google détecteront du nouveau contenu tous les mois, voire toutes les semaines (la fréquence de passage du robot dépend notamment de la fréquence de vos mises à jour).
La fréquence de vos mises à jour ne dépendra alors que du volume d'informations dont vous disposez déjà, et ne constituera pas un objectif à atteindre astreignant : vous n'avez plus qu'a attendre que votre filet soit plein !
